Große internationale Konferenzen versprechen viel: Tausende von Teilnehmern, vollgepackte Agenden und die Chance, Entscheidungsträger zu treffen, die man auf rein kaltem Wege niemals erreichen würde. Doch um tatsächlich geschäftlichen Mehrwert daraus zu ziehen, braucht es mehr als nur ein Namensschild und einen Stapel Visitenkarten. Es bedarf einer Strategie.

Um zu verstehen, wie eine solche Strategie in der Praxis aussieht, haben wir mit Erica Ferreira gesprochen – Spezialistin Firmenkundenakquise bei Gift Baskets Overseas – der Hauptmarke von Geschenkkoerbeversand.de–, die das Unternehmen kürzlich auf dem Web Summit Rio 2026 vertreten hat. Ihre Erfahrungen liefern einen praxisorientierten Leitfaden für jedes Unternehmen, das abwägt, ob und wie es in internationale Konferenzen investieren soll.

Warum sich internationale Konferenzen lohnen
Wir haben Erica gefragt, warum sich der Zeit- und Kostenaufwand für diese Veranstaltungen für ein international tätiges Unternehmen bezahlt macht.

„Es ist, als würde man monatelange Netzwerkarbeit in nur wenigen Tagen erledigen“, sagt sie. „Tausende von Entscheidungsträgern sind unter einem Dach versammelt – warum sollte man das nicht nutzen?“

Der Mehrwert geht über die schiere Anzahl der Teilnehmer hinaus. Diese Veranstaltungen bringen Menschen und Unternehmen aus Märkten zusammen, die man vielleicht gar nicht auf dem Schirm hatte, und öffnen Türen zu Kunden und Partnern, die man aus eigener Kraft nicht gefunden hätte.

Die passenden internationalen Konferenzen für Ihre Ziele auswählen
Nicht jede Konferenz verfolgt denselben Zweck; sich dieses Unterschieds bewusst zu sein, beeinflusst die Art und Weise, wie sich ein Unternehmen vorbereiten sollte. Wir haben Erica gefragt, wie sich eine Großveranstaltung wie der Web Summit im Vergleich zu den eher zielgerichteten, branchenspezifischen Events verhält, die sie ebenfalls besucht – etwa Veranstaltungen aus dem Bereich iGaming.

„Eine iGaming-Konferenz ist wie Angeln in einem Teich, in dem man genau weiß, wo sich die Fische aufhalten“, erklärt sie. Jeder im Raum ist relevant, und die Gespräche kommen schnell auf geschäftliche Themen.

„Der Web Summit gleicht eher einem weiten offenen Meer – ideal für Sichtbarkeit, aber man muss sich mehr anstrengen, um die richtigen Kontakte zu finden“, fügt sie hinzu. „Jedes Format erfordert eine andere Atmosphäre und einen anderen Pitch.“

Für Unternehmen, die ihren Veranstaltungskalender planen, gilt: Gehen Sie gezielt vor. Setzen Sie auf fokussierte Branchenveranstaltungen, wenn Schnelligkeit und Präzision entscheidend sind, und nutzen Sie größere Plattformen, wenn Sichtbarkeit und Reichweite im Vordergrund stehen.

Kurze Gespräche zum Sondieren, nicht zum Abschluss
Speed-Networking-Sessions sind auf großen Konferenzen weit verbreitet, werden aber oft missverstanden. Wir haben Erica gefragt, wie wertvoll diese kurzen Gespräche von fünf bis zehn Minuten tatsächlich für die Identifizierung von Leads sind.

„Sehr wertvoll“, sagt sie. „Man schließt zwar keine Geschäfte in fünf Minuten ab, aber man findet heraus, wer ein echtes Follow-up verdient.“

Das funktioniert jedoch nur mit Vorbereitung. Ein klarer, selbstbewusster Pitch, der ohne Zögern vorgetragen werden kann, unterscheidet eine produktive Session von einer verschwendeten.

Raum für Ungeplantes lassen
Ein vollgepackter Zeitplan kann zu einem Tunnelblick führen. Als wir Erica fragten, was Unternehmen neben den geplanten Terminen priorisieren sollten, ging es ihr weniger um Struktur als vielmehr um das Bauchgefühl.

„Ehrlich gesagt wirken die ungeplanten Momente oft echter als die geplanten“, sagt sie. „Gönnen Sie sich die Freiheit, sich umzusehen und mit Leuten zu sprechen, die nicht auf Ihrer Liste stehen.“

Kleinere Gesprächsrunden, Roundtables und zwanglose Unterhaltungen abseits der eigentlichen Zielgruppenliste können dennoch zu unerwarteten Chancen führen. Eine feste Agenda sollte den Besuch zwar leiten, ihn aber nicht einengen.

Zuerst zuhören, nicht gleich pitchen
Der erste Eindruck bei Großveranstaltungen entsteht schnell. Wir haben Erica gefragt, was einen guten ersten Eindruck ausmacht und welche Fehler Unternehmen dabei am häufigsten begehen.

„Beherrschen Sie Ihren Pitch im Schlaf – das ist die goldene Regel“, sagt sie. „Abschreckend wirkt es, wenn man zu aggressiv und zu schnell verkaufen will, anstatt einfach zuzuhören und einen echten Dialog zu führen.“

Unternehmen, die diese ersten Kontakte als Gespräche und nicht als Verkaufs-Pitch betrachten, hinterlassen meist einen stärkeren Eindruck und ebnen den Weg für eine echte Geschäftsbeziehung.

Das Follow-up als Teil der Veranstaltung begreifen, nicht als bloßen Nachgedanken
Wir haben Erica gefragt, was ein Follow-up nach einem Gespräch tatsächlich erfolgreich macht. Ihre Antwort machte deutlich: Die Veranstaltung selbst ist nur der Anfang. „Schnelligkeit ist hier entscheidend: Melden Sie sich innerhalb von ein oder zwei Tagen, solange Sie dem Gegenüber noch präsent sind“, sagt sie. „Eine persönliche Note – etwa der Bezug auf ein konkretes Gesprächsthema – bewirkt viel. Vermeiden Sie zudem inhaltsleere Follow-up-Nachrichten; auch bei der Nachbereitung ist der Inhalt der E-Mail entscheidend.“

Eine Nachricht, die sich konkret auf das vorangegangene Gespräch bezieht, hat weitaus mehr Gewicht als eine allgemeine Mitteilung auf Basis einer Vorlage.

Geschenke als Strategie zur Beziehungspflege
Angesichts ihrer beruflichen Rolle fragten wir Erica, warum Geschenke im Geschäftsleben auch in Zeiten automatisierter Kontaktaufnahme und KI-gestützter Tools nach wie vor wichtig sind.

„Echte zwischenmenschliche Verbindungen sind im Zeitalter der KI selten geworden“, sagt sie. „Daher sind Geschenke derzeit das beste Mittel, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Ein Geschenk, das jemand mit persönlichem Einsatz und Sorgfalt zusammengestellt hat, vermittelt eine menschliche Wärme, die E-Mails oder Telefonate schlichtweg nicht bieten können. Richtig umgesetzt, zeugt es von echter Wertschätzung gegenüber Partnern, Kunden und Mitarbeitern – und schafft so die Basis für echtes Vertrauen.“

Erica betrachtet das Thema „Geschenke“ als einen Aspekt, der den gesamten Lebenszyklus einer Veranstaltung abdecken sollte – und nicht erst im Anschluss daran stattfindet.

Vor der Veranstaltung kann ein kleines Geschenk dabei helfen, ein Treffen zu vereinbaren. Während der Veranstaltung sorgt ein durchdachtes Präsent am Messestand dafür, dass sich ein Unternehmen von der Masse abhebt, und bietet den Teilnehmern etwas Einprägsames, das sie mit der Marke verbinden. Nach der Veranstaltung hält ein Geschenk in Kombination mit einer Nachfassnachricht die Beziehung lebendig, solange das Gespräch noch frisch in Erinnerung ist.

Wir haben auch gefragt, welche Rolle Personalisierung und kulturelles Feingefühl bei der Auswahl von Geschenken für internationale Kunden und Partner spielen.

„Hier möchte man auf keinen Fall Fehler machen“, sagt sie. „Kulturelle Unterschiede sind weltweit so vielfältig… Dinge, an die man vielleicht gar nicht denkt – wie die Farbe der Verpackung oder die Anzahl der Blumen –, können in bestimmten Ländern eine große Bedeutung haben. Zudem zeigt ein personalisiertes Geschenk, dass man wirklich aufmerksam war und nicht nur eine Pflichtaufgabe abgehakt hat.“

Eine Checkliste für Erstteilnehmer
Wir wollten wissen, welchen Rat Erica einem Unternehmen geben würde, das zum ersten Mal an einer großen internationalen Veranstaltung teilnimmt.

„Gehen Sie mit einer klaren Vorstellung davon hin, was Sie eigentlich verkaufen wollen, und wissen Sie, woran Sie Ihre Kunden erkennen – aber verschließen Sie sich nicht gegenüber Erfahrungen, die über Ihre Zielliste hinausgehen“, sagt sie. „Und fassen Sie schnell nach, denn genau da geschieht die eigentliche Magie.“

Was erfolgreiche Unternehmen auszeichnet
Größe allein schafft noch keinen geschäftlichen Mehrwert. Die Unternehmen, die am meisten aus großen internationalen Konferenzen herausholen, sind diejenigen, die mit einer klaren Strategie auftreten, echtes Interesse zeigen (statt nur ein einstudiertes Skript abzuspulen), schnell und gezielt nachfassen und Instrumente wie Firmengeschenke nutzen, um auch lange nach Ende der Veranstaltung in positiver Erinnerung zu bleiben.

Zum Abschluss baten wir Erica um den einen Rat, den sie jedem Unternehmen in Bezug auf Networking, Beziehungsaufbau und das Schenken mit auf den Weg geben würde.

„Seien Sie authentisch, fassen Sie aufrichtig nach und scheuen Sie sich nicht davor, eine persönliche Note – wie etwa ein Geschenk – einzubringen“, sagt sie. „Das bleibt den Menschen viel länger im Gedächtnis als eine Visitenkarte.“

Sie wissen nun, wie internationale Konferenzen echtes Geschäftswachstum ankurbeln können. Was kommt als Nächstes?

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